Este artículo va dirigido a todos los emprendedores que se sienten "ciegos" ante la pregunta: "¿A dónde se va mi dinero?". Es muy común abrir un negocio, observar cómo el dinero entra y circula a través de la caja creando esa sensación de "ganancias". Sin embargo, al llegar el fin de mes y afrontar todas las obligaciones de pago (comúnmente recibos de luz, agua y renta), nos damos cuenta de que llegamos "justos" y apenas logramos ahorrar un poco en los mejores meses. En los meses complicados, posponemos pagos o mejoras y reparaciones que teníamos contempladas, enfrentándonos a la encrucijada entre pagarnos a nosotros mismos o cubrir las necesidades del negocio.

Para todos ellos quiero decirles: existen formas claras y simples de obtener claridad sobre lo que sucede en su negocio. Este problema no es nuevo; es algo que aqueja a los emprendedores primerizos de todas las épocas y regiones. Para resolverlo, el sentido común es indispensable. Así como en la antigüedad los comerciantes llevaban registros detallados en sus libros o pergaminos, nosotros también debemos adoptar ese hábito. No es de extrañar que la memoria pierda fiabilidad frente al papel. Probablemente esto no sea un secreto para ti, y quizá ya habías pensado en esta solución, pero la pregunta clave es: si ya lo habías pensado, ¿por qué aún no lo has puesto en práctica? Aquí es donde el "qué hacer" es simple, pero el "cómo hacerlo" no tanto.

Si nadie más se ofrece, déjame ayudarte a descubrir esas salidas de dinero que afectan a tu negocio. Estoy seguro de que te será útil un contador con más de media década de experiencia creando sistemas y modelos financieros que han ayudado a múltiples empresas del Caribe mexicano a identificar áreas críticas en liquidez y solvencia, incluso implementando nuevos modelos contables para algunos poderes (legislativo, ejecutivo y judicial) de cierta entidad federativa.

Si algo he aprendido de mi experiencia, es que las cosas se complican mientras más grande se vuelve una empresa. Y no por las razones que imaginas, sino por el perfeccionismo de los dueños que intentan crear maravillas de algo que aún no dominan, inventando procesos refinados que olvidan apenas terminan las dos o tres horas de enfoque que dedicaron a ello. Por eso es mejor simplificar. Las grandes empresas ya descubrieron esta premisa que escapa del sentido común: "Mientras más fácil de hacerse, más probabilidades de hacerse". Es una simple ley de Murphy.

Así que, primer paso: lleva tus registros lo más simple posible. Muchas empresas que inician no necesitan más que una libreta, un sobre, una calculadora y un bolígrafo para controlar sus operaciones. Si sientes que necesitas más, existen apps para registrar ingresos y gastos. Sin embargo, personalmente he observado que las personas responden mejor al hábito del papel, pues el celular genera tentación y distracción.

Divide tu libreta en tres partes: "Ingresos", "Egresos" y "Próximos pagos".

Ingresos

Escribe durante el día todas las ventas realizadas, recomendando esta tabla sencilla: